HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) i Rødstuveien 2/14 Boligsameie

Innledning

Krav til systematisk arbeid med HMS er hjemlet i den såkalte ”Internkontrollforskriften” fra 1996.  Forskriften gjelder også boligsameier. Styret har ansvar for at sameiet etterlever internkontrollforskriften.

Prosess for å etablere et HMS-system i sameiet

Styret har gått gjennom en prosess for å etablere et enkelt internkontrollsystem for Rødstuveien 2/14 Boligsameie.

Internkontrollsystemet består av følgende trinn:

• Etablere en konkret målsetning for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
• Utarbeide en risikovurdering innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
• Utarbeide en handlingsplan for risikoreduserende tiltak med bakgrunn i risikovurderingen
• Rapportering av eventuelle mangler/problemer. Dette skjer i dag via telefon/e-post, og styret har vurdert at det ikke nødvendig å gjøre noe mer rundt dette.
• Korrigering av feil. Ansvar for dette vil være i henhold til ansvarsfordelingen i styret. Den enkelte sak blir behandlet i styremøte, og behandlingen blir dokumentert i referat fra styremøtet.

Beboerne blir informert om HMS-systemet ved at dette dokumentet legges ut under en egen fane på hjemmesiden.

Målsetning for HMS-arbeidet

Styret har fastsatt følgende målsetting for HMS-arbeidet (vedtatt i styremøte 10.02.2015):

”Sameiet har som mål med sitt HMS-arbeid at det ikke skal oppstå skader på personer, eller alvorlige hendelser med større skader på sameiets eller beboernes eiendom.

Dette skal oppnås ved at HMS-arbeidet planlegges, utøves og prioriteres på lik linje med andre viktige funksjoner i sameiets drift (vedlikehold, økonomi etc.)”.

Risikovurdering

Styret har gått gjennom alle typer risikoer styret kan se i tilknytning til

blokka/omgivelser/beboere. Alle risikopunkter ble ført inn i et analyseskjema.

I styret har drøftet risikopunktene, og vurderte sannsynlighet og konsekvens. Dette ga styret en prioritert liste som grunnlag for å lage handlingsplan for risikoreduserende tiltak (se nedenfor).

Handlingsplan

På basis av risikovurderingen skal det etableres en plan for risikoreduserende tiltak for de risikomomenter som styret vurderer å ha vesentlig betydning.
I den analysen/vurderingen som er gjennomført av styret ble det dokumentert 1 førsteprioritet, 1 annenprioriteter og 3 tredjeprioriteter. Følgende risikoreduserende tiltak for disse risikopunktene:

Prioritet 1:

Løse gjenstander på balkonger:
Styret minner beboerne om å passe på løse gjenstander på balkongene i de årlige skrivene før sameiermøtene.  Hjemmesiden benyttes til å minne om aktsomhet i aktuelle perioder med mye vind.
Hensetting av gjenstander i oppganger:
Styret minner beboerne om å ikke hensette gjenstander i oppgangene i de årlige skrivene før sameiermøtene.  Hjemmesiden benyttes til å minne om brannrisiko med å legge reklame-aviser og posters på gulvet ved postkassene samt sikre frie rømningsveier i oppgangen.

Prioritet 2:

Uhell ved bruk av grill på balkonger:
Styret kjenner kun til ett tilfelle i sameiet med bruk av grill på balkonger. Det er vanskelig å se at styret kan gjøre annet enn å oppfordre til forsiktighet ved starten på sommersesongen, og eventuelt også minne om dette i løpet av sesongen. Hjemmesiden benyttes, eventuelt også oppslag på oppslagstavlene.

Prioritet 3:

Brann i leilighet:
Styret må minne om at røykvarslere og slukkeutstyr blir ettersett i hver leilighet. Dette gjøres ved et separat rundskriv til alle leiligheter én gang i året (sjekkliste). Styret besluttet at en ikke vil be om retur av utfylt sjekkliste.

Det ligger også informasjon/påminnelser om brannforebyggende tiltak på hjemmesiden under fanen ”Branninstruks”.

Uautorisert montering av elektriske anlegg:
Dette bør være en post i en sjekkliste vedr. brannforebyggende tiltak, se ovenfor.

Feil oppbevaring av brannfarlige væsker:
Dette bør være en post i en sjekkliste vedr. brannforebyggende tiltak, se ovenfor.

Melding av feil/mangler. Oppfølging

Eventuelle feil eller mangler blir i dag tatt opp med styret via telefon, e-post eller i samtale. Styret har vurdert det som unødvendig å formalisere en slik rapportering nærmere. Alle vesentlige feil/mangler blir en sak i styremøtet, og fulgt opp i henhold til ansvarsfordelingen i styret. Saken blir dokumentert i referat fra styremøtet, og vil fremkomme her til den er avsluttet.

Dokumentasjon av HMS-systemet

Basis for dokumentasjonen av styrets arbeid med HMS er det foreliggende notatet i endelig form. På basis av notatet og tildelte oppgaver må styret dokumentere sitt arbeid med HMS ved å sette HMS på dagsordenen i styremøter to ganger i året. Her skal styret følge opp handlingsplaner for risikoreduserende tiltak og gjennomgå risikovurderinger. Alt dokumenteres i referater fra styremøtene.

Oslo, 10.02.2015/Styret

God Jul og Godt Nytt år 2015

God Jul til alle!

Julefreden har senket seg og vi håper at den vil vare.

Vi er nå ved enden av 2014, som har vært full av spennende ting som har skjedd i blokken vår. I 2014 har vi kommet oss gjennom en stor og grundig fasaderehabilitering. Til neste år står utearealet rundt blokken for tur og en oppgradering av brannsikkerheten med et brannvarslingsanlegg.

Godt nytt år 2015!!

Hilsen
Styret i Rødstiveien 2-14