Endret: 10 mar 2019     Opprettet: 9 mar 2017

HMS

HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) i Rødstuveien 2/14 Boligsameie

 

Innledning

Krav til systematisk arbeid med HMS er hjemlet i den såkalte ”Internkontrollforskriften” fra 1996.  Forskriften gjelder også boligsameier. Styret har ansvar for at sameiet etterlever internkontrollforskriften.

Prosess for å etablere et HMS-system i sameiet

Styret har gått gjennom en prosess for å etablere et enkelt internkontrollsystem for Rødstuveien 2/14 Boligsameie.

Internkontrollsystemet består av følgende trinn:

  • Etablere en konkret målsetning for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
  • Utarbeide en risikovurdering innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
  • Utarbeide en handlingsplan for risikoreduserende tiltak med bakgrunn i risikovurderingen
  • Rapportering av eventuelle mangler/problemer. Dette skjer i dag via telefon/e-post, og styret har vurdert at det ikke nødvendig å gjøre noe mer rundt dette.
  • Korrigering av feil. Ansvar for dette vil være i henhold til ansvarsfordelingen i styret. Den enkelte sak blir behandlet i styremøte, og behandlingen blir dokumentert i referat fra styremøtet.


    Beboerne blir informert om HMS-systemet ved at dette dokumentet legges ut under en egen fane på hjemmesiden.

    Målsetning for HMS-arbeidet

    Styret har fastsatt følgende målsetting for HMS-arbeidet (vedtatt i styremøte 10.02.2015):

    ”Sameiet har som mål med sitt HMS-arbeid at det ikke skal oppstå skader på personer, eller alvorlige hendelser med større skader på sameiets eller beboernes eiendom.

    Dette skal oppnås ved at HMS-arbeidet planlegges, utøves og prioriteres på lik linje med andre viktige funksjoner i sameiets drift (vedlikehold, økonomi etc.)”.

    Risikovurdering

    Styret har gått gjennom alle typer risikoer styret kan se i tilknytning til
    blokka/omgivelser/beboere. Alle risikopunkter ble ført inn i et analyseskjema.

    I styret har drøftet risikopunktene, og vurderte sannsynlighet og konsekvens. Dette ga styret en prioritert liste som grunnlag for å lage handlingsplan for risikoreduserende tiltak (se nedenfor).

     

Hendelse

Ofte

3

Har skjedd

2

Tenkelig

1

Død/ stor skade

3

Noe mindre skade

2

Liten skade

1

Prioritet

Brann i leilighet

 

 

1

3

 

 

3

Uautorisert montering av elektriske anlegg

 

 

1

3

 

 

3

Feil oppbevaring av brannfarlige varer

 

 

1

3

 

 

3

Uhell ved bruk av grill på balkonger

 

   

1

 

2

 

2

Feil i elektriske anlegg

 

 

1

 

 

1

5

Uhell ved dugnad

 

 

1

 

 

1

5

Kasting av farlig avfall i søppelrommet

3

 

    

 

 

1

5

Isete trapp og gangveier

 

2

 

 

 

 1

4

Løse gjenstander på balkonger

 

2

 

3

 

 

1

Hensetting av gjenstander i oppganger.

3

 

 

3

 

 

1

 

Handlingsplan

På basis av risikovurderingen skal det etableres en plan for risikoreduserende tiltak for de risikomomenter som styret vurderer å ha vesentlig betydning.
I den analysen/vurderingen som er gjennomført av styret ble det dokumentert 1 førsteprioritet, 1 annenprioriteter og 3 tredjeprioriteter. Følgende risikoreduserende tiltak for disse risikopunktene:

Prioritet 1:

Løse gjenstander på balkonger:
Styret minner beboerne om å passe på løse gjenstander på balkongene i de årlige skrivene før sameiermøtene.  Hjemmesiden benyttes til å minne om aktsomhet i aktuelle perioder med mye vind.
Hensetting av gjenstander i oppganger:
Styret minner beboerne om å ikke hensette gjenstander i oppgangene i de årlige skrivene før sameiermøtene.  Hjemmesiden benyttes til å minne om brannrisiko med å legge reklame-aviser og posters på gulvet ved postkassene samt sikre frie rømningsveier i oppgangen.

Prioritet 2:

Uhell ved bruk av grill på balkonger:
Styret kjenner kun til ett tilfelle i sameiet med bruk av grill på balkonger. Det er vanskelig å se at styret kan gjøre annet enn å oppfordre til forsiktighet ved starten på sommersesongen, og eventuelt også minne om dette i løpet av sesongen. Hjemmesiden benyttes, eventuelt også oppslag på oppslagstavlene.

Prioritet 3:

Brann i leilighet:
Styret må minne om at røykvarslere og slukkeutstyr blir ettersett i hver leilighet. Dette gjøres ved et separat rundskriv til alle leiligheter én gang i året (sjekkliste). Styret besluttet at en ikke vil be om retur av utfylt sjekkliste.

Det ligger også informasjon/påminnelser om brannforebyggende tiltak på hjemmesiden under fanen ”Branninstruks”.

Uautorisert montering av elektriske anlegg:
Dette bør være en post i en sjekkliste vedr. brannforebyggende tiltak, se ovenfor.

Feil oppbevaring av brannfarlige væsker:
Dette bør være en post i en sjekkliste vedr. brannforebyggende tiltak, se ovenfor.

Melding av feil/mangler. Oppfølging

Eventuelle feil eller mangler blir i dag tatt opp med styret via telefon, e-post eller i samtale. Styret har vurdert det som unødvendig å formalisere en slik rapportering nærmere. Alle vesentlige feil/mangler blir en sak i styremøtet, og fulgt opp i henhold til ansvarsfordelingen i styret. Saken blir dokumentert i referat fra styremøtet, og vil fremkomme her til den er avsluttet.

Dokumentasjon av HMS-systemet

Basis for dokumentasjonen av styrets arbeid med HMS er det foreliggende notatet i endelig form. På basis av notatet og tildelte oppgaver må styret dokumentere sitt arbeid med HMS ved å sette HMS på dagsordenen i styremøter to ganger i året. Her skal styret følge opp handlingsplaner for risikoreduserende tiltak og gjennomgå risikovurderinger. Alt dokumenteres i referater fra styremøtene.